1. Visión general

Con Google Drive podemos crear, compartir y editar documentos online con facilidad. Estas son algunas de las cosas que podemos hacer con Documentos en Google Drive:

• Convertir la mayoría de tipos de archivos al formato de Google Drive.
• Darle estilo y formato a nuestros documentos con opciones como pintar formato, márgenes, espaciado y fuentes.
• Invitar a otros usuarios a colaborar en un documento y permitirles ver, modificar o comentar.
• Colaborar online en tiempo real y chatear con otros colaboradores.
• Ver el historial de revisiones de nuestros documentos y volver a cualquier versión anterior.
• Descargar documentos de Google Drive en nuestro ordenador en los formatos de Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP.
• Traducir un documento a otro idioma.
• Enviar nuestros documentos como archivos adjuntos a otras personas.

Para empezar a utilizar Google Drive, solo tenemos que iniciar sesión con nuestra cuenta de Google.

2. Cómo crear, asignar un nombre, guardar y eliminar un documento

Existen distintos modos de empezar a utilizar los documentos de Google Drive: puedes crear un nuevo documento online, subir uno ya creado o utilizar una plantilla de la galería de plantillas.

Cómo crear un documento de Google Drive

Para crear un nuevo documento, inicia sesión en Drive, haz clic en el botón Crear de color rojo y selecciona Documento del menú desplegable. Se abrirá una ventana con un documento de Google Drive nuevo que podrás modificar, compartir con otros usuarios y utilizar para colaborar en tiempo real. Google Drive guarda el documento automáticamente y puedes acceder a él desde Google Drive en cualquier momento.

Cómo asignar un nombre a un documento

Al crear un nuevo documento, Google Drive le asignará el nombre Sin título de forma predeterminada. Para elegir un nombre diferente a Sin título, haz clic en el menú Archivo y selecciona Cambiar nombre. Desde aquí puedes elegir y confirmar el título del documento. También puedes modificar el nombre haciendo clic en el título que aparece en la parte superior de la página. A continuación, realiza los cambios en el cuadro de diálogo que se muestra. Los títulos pueden contener 255 caracteres como máximo.

En cuanto le asignemos nombre o empecemos a escribir, Google Drive lo guardará automáticamente cada pocos segundos. Al inicio del documento, podremos ver la información acerca de la última vez que se guardó. Puedes acceder al documento en cualquier momento abriendo tu unidad en http://drive.google.com.

Si queremos guardar una copia del documento en tu equipo, solo tenemos que descargarlo. En el documento, accede al menú Archivo y lleva el ratón a la opción Descargar como. Selecciona uno de los tipos de archivo siguientes: HTML (comprimido), RTF, Word, Open Office, PDF y texto sin formato. El documento se descargará en nuestro equipo.

Cómo eliminar un documento

– Cómo eliminar un elemento de nuestra propiedad de Google Drive

1. En nuestra unidad, seleccionamos los elementos que queremos eliminar.
2. Seleccionar Eliminar en el menú superior.
3. Al eliminar un documento compartido de nuestra propiedad, veremos una opción para cambiar el propietario del documento.
4. El elemento se moverá a la Papelera.
5. Para eliminar elementos concretos de la papelera, los seleccionamos y elegimos Eliminar para siempre. Para eliminar todos los elementos, hacemos clic en Papelera/Vaciar Papelera en la esquina superior izquierda.

– Cómo eliminar un elemento de otro propietario de nuestra unidad

1. En nuestra unidad, seleccionamos el elemento que queremos eliminar.
2. A continuación, vamos al menú Más y selecciona Anular suscripción.

3. Cómo subir documentos

Puedes subir documentos ya creados a Google Drive en cualquier momento. Al subirlos, puedes conservar su tipo de archivo original o convertirlos al formato de Google Docs. Si los conviertes al formato de Google Docs, podrás modificarlos y colaborar online desde cualquier equipo.

Nota: al cargar documentos, las imágenes que contengan se dejan como imágenes (en vez de convertirlas a texto mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres).

Puedes subir los siguientes tipos de archivo:

.html

.txt

.odt

.rtf

.doc y .docx

.pdf

Seguimos estos pasos para subir un documento:

1. Hacemos clic en el icono Subir de la esquina superior izquierda de la lista de documentos.
2. Hacemos clic en Archivos… y seleccionamos el documento que queremos subir.
3. Hacemos clic en Abrir.
4. Marcamos la casilla junto a «Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos a los formatos correspondientes de Google Drive» para poder modificarlo y colaborar en él online. Los archivos de documento subidos que se conviertan al formato de Google Docs no pueden ocupar más de 1 MB.
5. Hacemos clic en Iniciar la subida. El archivo subido aparecerá en nuestra lista de documentos.

Si estamos utilizando como navegador Google Chrome podremos subir una carpeta en una sola operación. Pulsamos en el botón de la flecha y escogemos Carpeta seleccionándola posteriormente.

4 Cómo crear documentos desde una plantilla

Si queremos crear un documento rápidamente, podemos escoger una de las plantillas de la galería de plantillas. Cada una tiene texto estándar que podemos sustituir por el texto que queramos y un formato predefinido que podemos volver a utilizar.

También podemos crear un documento a partir de una plantilla directamente desde nuestra lista de documentos. Hacemos clic en el botón rojo Crear y seleccionamos Crear Documento. Vamos al menú Archivo y escogemos Nuevo desde la plantilla. En la página que aparece hacemos click en Documentos y escogemos una plantilla pulsando en Utilizar esta plantilla. Posteriormente la rellenamos.

5. Cómo modificar documentos y darles formato.

– Cómo cambiar el color del texto y de fondo

Para elegir el color del texto de los documentos, destacamos el fragmento de texto que queramos modificar. A continuación, hacemos clic en el menú «A» de la barra de herramientas y elegimos un color.

Para cambiar el color de fondo del texto, destacamos el fragmento de texto que queremos modificar. A continuación, hacemos clic en el icono de resaltar (en el icono de la A)  en el menú de la barra de herramientas y elegimos un color.

– Cómo cambiar el tamaño de texto y el interlineado

Para cambiar el tamaño del texto del documento, solo tenemos que seleccionar el texto y hacer clic en el menú desplegable del tamaño de texto de la barra de herramientas. De forma predeterminada, este menú está definido en 11 pt. Cuando seleccionemos un tamaño de texto nuevo, los cambios se aplicarán al texto seleccionado.

Si queremos cambiar el interlineado del documento o añadir un espacio antes o después de un párrafo, hacemos click en el botón de interlineado en el extremo derecho de la barra de herramientas.

A continuación, seleccionamos una opción en el menú.

– Cómo cambiar el estilo de párrafo y de título

El menú «Estilos» de la barra de herramientas muestra el estilo del texto seleccionado en un documento y nos permite cambiar el estilo o borrar el formato. Para ver la lista de encabezados disponibles, hacemos clic en el menú que aparece a la izquierda del menú Fuente de la barra de herramientas, o hacemos clic en Formato y seleccionamos Estilos de párrafo. A continuación, seleccionamos uno de los estilos, que van desde «Título 1», el mayor, hasta «Título 6», el menor.

– Herramienta Copiar formato (*)

Google Drive te permite copiar el formato que hemos aplicado a una sección de texto determinada a otra sección mediante la herramienta Copiar formato.

Para utilizar esta herramienta, selecciona el texto con el formato que quieres copiar. A continuación, haz clic en el icono del rodillo de la barra de herramientas y seleccionamos el texto al que quieres aplicar el formato. El formato del texto original se aplicará al texto seleccionado.

Para cambiar el formato en más de un fragmento dentro del documento, hacemos doble clic en el icono del rodillo. Accederemos a un modo que nos permitirá destacar múltiples selecciones de texto y aplicar el mismo formato a cada selección. Cuando hayamos terminado de aplicar el formato a estas selecciones, hacemos clic de nuevo en el icono del rodillo.

Cómo seleccionar y modificar todo el texto con el mismo formato

Es muy fácil seleccionar todo el texto de un documento que coincida con un determinado estilo a fin de aplicar cambios de formato a todo el texto al mismo tiempo. Para ello, seleccionamos la parte del texto que quieras, hacemos clic con el botón derecho en la selección y hacemos clic en Seleccionar todo el texto que coincida. Se resaltará todo el texto del documento que tenga el mismo formato que la selección. Entonces podremos aplicar los cambios de formato que decidas al texto seleccionado. Al hacer clic en Seleccionar todo el texto que coincida, se buscarán las partes del documento que coincidan con el estilo de texto de la selección, es decir, la fuente, el grosor de fuente, el tamaño, el color y si está en negrita, en cursiva, subrayado o tachado. No se tendrán en cuenta los estilos de párrafo, como el interlineado o la alineación.

6. Cómo insertar un enlace

Si queremos insertar un enlace a un sitio web o a un documento online a modo de referencia, seguimos estos pasos:

1. Hacemos clic en el lugar del documento donde queremos que aparezca el enlace.

2. Hacemos clic en el menú desplegable Insertar y selecciona Enlace… o hacemos clic en el icono del enlace en la barra de herramientas. Aparece la ventana «Modificar enlace».

3. Introducimos el texto que queremos que se muestre como enlace (si ya hemos seleccionado un texto concreto, aparece en el campo «Texto que se mostrará».  Dejamos este campo en blanco si queremos que se muestre todo el enlace en el documento.

4. Seleccionamos «Dirección web» o «Dirección de correo electrónico».

5. Introducimos una URL (o una dirección de correo electrónico, si hemos seleccionado «Dirección de correo electrónico») en el segundo cuadro de texto.

6. Hacemos clic en Aceptar. La pantalla que se abre para el correo electrónico corresponde al programa de correo que tengamos instalado localmente.

7. Añade un comentario

Los comentarios son una forma práctica de añadir notas al texto normal del documento y son visibles para lectores y colaboradores. Pueden resultar de gran ayuda a la hora de establecer una comunicación con los colaboradores acerca de partes específicas del documento, así como para crear notas sobre los cambios que has realizado o que deseas hacer. Si publicas el documento como una página web o si lo imprimes, los comentarios desaparecen.

Para añadir comentarios a un documento, sigue estas instrucciones:

1. Coloca el cursor donde quieras que aparezca tu comentario o destaca el texto que quieras comentar.

2. Accede al menú Insertar y selecciona «Comentario».

3. Selecciona el icono de comentario. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl+Alt+M (Comando+Opción+M para Mac) para insertar un comentario.

4. Escribe el comentario en la casilla que aparece a la derecha del documento y haz clic en el botón Comentar.

5. Podremos editar el comentario para contestarlo o eliminarlo. Para resolver un comentario o una conversación, haz clic en el comentario y, a continuación, haz clic en Resolver.

Para ver el historial de comentarios en una conversación, haz clic en Comentarios en la parte superior derecha del documento.

También puedes añadir comentarios al editar un documento de Google Docs sin conexión. Obtén más información sobre cómo utilizar Google Docs sin conexión.

8. Cómo insertar imágenes

Puedes mejorar tu documento insertando una imagen. Hazlo de la siguiente manera:

1. Accede al menú Insertar y selecciona Imagen.

2. Según la imagen que quieras añadir al documento, haz clic en Subir, Tomar una instantánea, URL, Tus álbumes, Google Drive, Búsqueda y sigue estos pasos:

   • Subir: selecciona una imagen del equipo y haz clic en el botón Subir.

   • Tomar una instantánea: la obtendremos de la cámara web de nuestro ordenador

   • URL: inserta la URL de una imagen de la Web y haz clic en Seleccionar.

   • Tus álbumes y Google Drive: si tenemos algo almacenado en estos servivios de Google.

   • Búsqueda: introduce un término de búsqueda para buscar una imagen con la Búsqueda de imágenes de Google y haz clic en Buscar imágenes . Cuando encuentres lo que buscas, haz clic en la imagen y en el botón Seleccionar.

9. Cómo compartir documentos con otros usuarios

Una vez creado un documento de Google Drive, podemos compartirlo con nuestros compañeros de trabajo. Podemos hacerlo desde tu lista de documentos o directamente desde el documento.

• En la lista de documentos, elegimos el documento que queramos compartir (también podemos seleccionar varios documentos) y accedemos en el menú superior al botón Compartir.

• En la casilla que aparece debajo de «Invitar a personas», escribe las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes quieras compartir el documento. Puedes añadir a una sola persona o bien una lista distribución.

• A la derecha de la lista de nombres, en el menú desplegable, selecciona «Puede ver», «Puede editar» o «Puede comentar».

• Si quieres añadir un mensaje a tu invitación, haz clic en Añadir mensaje y escríbelo en el cuadro de texto que aparece.Haz clic en Compartir y guardar. Si no quieres enviar ninguna invitación, desmarca la opción «Enviar notificaciones por correo electrónico «.

• Los colaboradores y los lectores podrán seguir accediendo al documento desde su Lista de documentos, pero no recibirán ninguna invitación por correo electrónico.

Si queremos hacerlo desde el documento, haz clic en el botón azul Compartir que aparece en la parte superior derecha de la ventana.

En el cuadro de diálogo «Configuración de uso compartido», también puedes ver quién tiene acceso al documento, cambiar el nivel de acceso de los usuarios, suprimir a editores, a comentaristas y a lectores, así como cambiar la opción de visibilidad del documento.

10 Cómo publicar documentos

Cuando hayas acabado de crear y de modificar el documento, puedes publicarlo en una página web. Accede al menú Archivo y selecciona Publicar en la Web… A continuación, haz clic en Publicar. Tendremos dos posibilidades: Enlace, con la que podemos enviar la URL de nuestro documento a amigos, compañeros de trabajo y familiares, y ellos pueden introducirla en la barra de direcciones de su navegador para verlo. También podemos Incrustar el documento en una página web. Copiamos el código Iframe en un documento html y podemos regular el ancho y el alto con los atributos width y height.

11. Cómo imprimir documentos

Si quieres tener una copia en papel del documento, puedes imprimirlo directamente desde Google Chrome o desde un archivo PDF en cualquier otro navegador.

Cómo imprimir en Google Chrome

Cuando imprimes en Google Chrome, el documento se imprime exactamente igual que aparece en Google Drive. Por eso no existe la opción para obtener una vista previa de la impresión. Cuando quieras imprimir el documento, sigue estos pasos:

1. Desde el documento en cuestión, selecciona Archivo > Imprimir.

2. Se abre un cuadro de diálogo de configuración de la impresión.

3. Cuando hayas seleccionado las opciones pertinentes, haz clic en el botón Imprimir.

Cómo obtener una vista previa de impresión e imprimir en Firefox o en Safari

Para realizar una vista previa del documento antes de imprimirlo, ve al menú Archivo y selecciona Vista previa de impresión. Se genera una vista previa que muestra el aspecto que tendrá el documento cuando lo imprimas en papel. Si te gusta cómo queda, continúa con el procedimiento para imprimir el documento. De lo contrario, modifícalo.

Para imprimir un documento en Firefox o en Safari, sigue los pasos que se describen a continuación:

1. Desde el documento en cuestión, selecciona Archivo > Imprimir.

2. Se descarga automáticamente un archivo PDF con tu documento. Cuando se haya descargado, abre el archivo PDF.

3. En tu lector de PDF, ve al menú Archivo y selecciona Imprimir.

4. Se abre un cuadro de diálogo de configuración de la impresión.

5. Selecciona el botón Imprimir.

También puedes descargar el documento en otro formato de archivo e imprimir el archivo resultante. Para descargar un documento, sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Desde el documento, ve al menú Archivo y selecciona Descargar como…

2. En el submenú de Descargar como…, selecciona el formato de archivo en el que quieres descargar el documento.

3. Busca el archivo que se haya descargado en el equipo y ábrelo.

4. Imprime el archivo descargado.

12. Cómo insertar encabezados y personalizar el estilo del documento

Puedes personalizar el diseño del texto y los encabezados del documento utilizando el menú de la barra de herramientas de estilos. Este menú muestra el estilo del texto seleccionado en un documento y te permite cambiar el estilo o borrar el formato.

Cómo crear encabezados y añadir un índice

Encabezados

Puedes utilizar los encabezados para designar las secciones del documento. Además de encabezados y texto, también puedes personalizar los títulos 1-6 en el menú de la barra de herramientas de estilos.

Cómo crear un encabezado a partir de texto existente:

1. Destaca el texto que quieras convertir en encabezado.

2. Abre el menú desplegable de estilos de la barra de herramientas.

3. Selecciona un encabezado en el menú: Título 1, Título 2,…

Índice

Un índice es una lista ordenada de todos los encabezado de un documento que figura al principio del documento. Al hacer clic en un encabezado del índice, irás a esa sección del documento.

1. Para crear encabezados en un documento, sigue los pasos indicados anteriormente.

2. Nos situamos al principio del documento y accedemos al menú Insertar.

3. Selecciona Índice. Se inserta un índice al principio del documento.

Cómo personalizar el estilo de títulos, subtítulos, encabezados y texto en general

Con estilos puedes personalizar rápidamente el diseño del texto de un documento de Google Drive. Utiliza el nuevo menú de estilos de la barra de herramientas para dar formato al texto del documento.

1. Destaca un fragmento de texto que tenga el tamaño de letra y el estilo que quieras utilizar para el texto normal o para un encabezado determinado.

2. Vuelve al menú de estilos de la barra de herramientas y haz clic en la flecha situada junto a Texto normal o Título 1-6.

3. Selecciona Actualiza el Título X para que coincida con la selección.

4. Todo el texto del documento con el mismo tipo de texto, como «Título 4» o «Texto normal», se actualizará a fin de coincidir con la fuente y con el tamaño de fuente de la selección inicial.

Texto normal

El texto normal es el estilo de texto predeterminado del documento. Si modificas el estilo del texto normal en el menú de estilos de la barra de herramientas, el estilo de texto predeterminado del documento también cambia.

Si cambias el estilo de la letra del texto normal, el estilo de los encabezados también se modifica. Si quieres que los encabezados tengan un estilo de letra distinto del que tiene el texto normal, te recomendamos que configures el estilo del texto normal antes de configurar el estilo de texto de los títulos.

Cómo guardar los estilos predeterminados de los documentos

Puedes guardar los estilos personalizados para poder utilizarlos como predeterminados en tus próximos documentos.

1. Abre el menú desplegable de estilos.

2. Sitúa el cursor del ratón sobre Opciones.

3. Selecciona Guardar como mis estilos predeterminados.

A continuación, aplica el estilo en un nuevo documento:

1. Abre el menú desplegable de estilos.

2. Sitúa el cursor del ratón sobre Opciones.

3. Selecciona Utilizar mis estilos predeterminados.

Para restaurar los estilos predeterminados a los estilos de documento predeterminados de Google Docs, sigue estos pasos:

1. Sigue los pasos 1 y 2 indicados anteriormente.

2. Selecciona Restablecer estilos.

1. En la parte inferior de tu lista de fuentes, selecciona “Añadir fuentes”.
2. Un selector de fuentes te permite adquirir fuentes web para tu lista de fuentes.
3. Haz clic en una fuente para añadirla a tu lista «Mis fuentes».
4. Ordena las fuentes de la lista mediante los menús desplegables Ordenar y Mostrar, o bien utiliza el cuadro de búsqueda para buscar una fuente específica.
5. Cuando hayas terminado haz clic en Aceptar.

Cuando vuelvas a tu documento, las fuentes nuevas aparecerán resaltadas en tu lista de fuentes. Las fuentes que añadas a tu lista se mostrarán en las listas de fuentes de los colaboradores.

• Recuento de palabras
• Recuento de caracteres (con espacios)
• Recuento de caracteres (sin espacios)
• Número de párrafos
• Número de frases
• Número aproximado de páginas

23. Traducción de un documento