1. Obtención dos datos do alumnado desde XADE
Como vimos anteriomente, o sistema máis cómodo para que o alumnado se dea de alta como usuarios da aula virtual é que eles mesmos se rexistren mediante o sistema de autenticación por correo electrónico.
Pero para o caso do alumnado que non ten conta de correo electrónico, porque os menores de 14 anos non o poden ter legalmente ou polo motivo que sexa, ou ben os damos de alta manualmente un a un, ou ben utilizamos a carga masiva de usuario que ofrece Moodle a partir dun ficheiro con datos.
O XADE ofrécenos un informe que xera un ficheiro de texto en formato CSV cos datos que precisamos do alumnado. Este é o informe «AL956-Datos xerais folla de…». Para obter os datos do alumnado deste informe e utilizalos para a alta de usuarios procederemos do seguinte xeito:
- Xerar o informe «AL956-Datos xerais folla de…» do XADE e descargar o ficheiro desde o buzón de informes.
- Abrir este ficheiro cunha aplicación de folla de cálculo (LibreOffice Calc, OpenOffice Calc, MS Excel) e na ventana de importación de texto selecionar:
- Conxunto de caracteres: Europa occidental (Windows 1252/WinLatin 1) o Unicode (UTF-8). Comprobar que se ven tils e eñes.
- Opcións de separador: Marcamos soamente Punto e coma
- Delimitador de texto: «
- Comprobamos na parte inferior da ventana que na mostra de datos aparece cada dato unha columna e que se ven correctamente as eñes e os tils.
- Aceptamos.
- Convén gardar este ficheiro en formato de folla de cálculo (.ods ou .xls) para non ter que realizar esta importación cada vez que o abramos.
- Deste ficheiro só nos interesan as seguintes columnas: APELIDO1, APELIDO2, NOME; e o CURSO e GRUPO para selecionar o alumnado que imos dar de alta en cada ocasión xa que normalmente non o daremos todo de alta senón que o faremos por grupos ou cursos. Así que podemos eliminar o resto de columnas.
- No perfil de usuario de Moodle non podemos ter dous apelidos por separado xa que so xestiona o nome de pila (firstname) e o primeiro apelido (lastname) pero nos podemos meter neste último campo os dous apelidos concatenados. Para concatenar os dous apelidos segue estes pasos:
- Inserta na folla de cálculo unha nova columna á dereita do NOME, ponlle por título APELIDOS.
- Nesta nova columna e na primeira fila con datos engade esta formula para obter a concatenación dos dous apelidos separados por un espazo en branco (esta fórmula funciona en LibreOffice pero haina similar en Excel): =CONCATENAR(A2;» «;B2) na que A2 é a celda que ten o primeiro apelido e B2 é a celda que ten o segundo apelido do primeiro/a alumno/a do ficheiro. Comproba que o resultado desta función é correcto.
- Copia a celda anterior na que metiches a fórmula e pégaa no resto de filas da mesma columna ata a última fila con datos. Xa temos os apelidos concatenados para todos os alumnos.
- Hai un dato máis que imos precisar e que podemos xerar nesta folla de cálculo. Este dato é o nome de usuario para iniciar sesión. Unha posibilidade É compoñer este nome de usuario coa concatenación do nome de pila, primeiro apelido e segundo apelido separados por punto, pasando todo a minúsculas e facendo unhas substitucións para: eliminar os espacios en brando de nomes ou apelidos compostos, cambiar as eñes por enes, e eliminar os tils cambiando cada vogal con til pola mesma sen til. Seguiríamos estes pasos:
- Engadir á folla de cálculo unha nova columna á dereita de APELIDOS Á que poñemos o título de USUARIO.
- Na primeira celda desa nova columna escribimos esta fórmula: =SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(MINÚSC(CONCATENAR(C2;».»;A2;».»;B2));» «;»»);»ñ»;»n»);»á»;»a»);»é»;»e»);»í»;»i»);»ó»;»o»);»ú»;»u»)
- Copiamos a fórmula anterir en todas as celdas da columna ata o final dos datos
- Antes de cargar o ficheiro no Moodle para crear os usuarios deberemos facer unha revisión manual deste datos para comprobar que non hai ningún caracter inválido.
- Vemos nesta imaxe como é este ficheiro no LibreOffice Calc. Achegamos esta plantilla (formato XLSX, formato ODS) á documentación para que a podan descargar e usar nos centros.
Figura: Mostra do ficheiro de folla de cálculo con datos do XADE e columnas derivadas
2. Preparación dun ficheiro CSV con datos de usuario
O ficheiro con datos que debemos preparar para a alta de usuarios en Moodle será:
- Un ficheiro de texto plano.
- Cada campo separarase do seguinte mediante o caracter ; (punto e coma)
- A primeira liña serán as cabeceiras dos datos incluidos.
- Cada liña a partir da segunda terá os datos dun usuario.
Poderiamos preparar este ficheiro nun editor de texto plano como pode ser o Block de notas de Windows ou o GEdit de Linux pero ímolo facer nunha aplicación de folla de cálculo porque resulta moitísimo máis fácil (para os exemplos e imaxes utilizaremos o LibreOffice Calc).
Os datos mínimos obligatorios que debemos incluir neste ficheiro son: username, firstname, lastname, email. Pero imos incluir sempre algúns máis, finalmente:
- username: o nome de usuario para inicio de sesión. Pode conter só: letras minúsculas, números, guión (-), guión baixo (_), punto (.) e arroba (@). Non valen nin tils nin eñes.
- password: será a contrasinal. Podemos optar por poñer a mesma para todos os usuarios e decirlles que cada un a cambie ao iniciar sesión. Esta contrasinal deberá cumplir as políticas de contrasinais configuradas na aula virtual (Ver en Administración do sitio >> Seguranza >> Políticas do sitio). Se como contrasinal poñemos a palabaa changeme Moodle obligará ao usuario a cambiar a contrasinal a primeira vez que inicie sesión, está é sen dúbida a mellor opción para este dato.
- firstname: é o nome de pila.
- lastname: é o apelido, nos poñeremos normalmente os dous apelidos concatenados.
- email: Se estamos preparando este ficheiro porque os nosos usuarios non teñen correo electrónico, como nos piden que poñamos un aquí? Pois temos que poñerlles a tódolos usuarios a dirección nonresponder@edu.xunta.es que é unha conta especial de correo para que se elimina directamente todo o que se recibe.
- city: localidade ou cidade. Podemos poñer o mesmo a todos e que logo o cambien se queren.
Así que coa nosa aplicación de folla de cálculo favorita podemos crear un novo ficheiro ou no anterior que temos cos datos do alumnado engadimos unha nova folla (pestaña inferior) e na primeira fila escribimos as cabeceiras anteriores:
Figura: Cabeceira de datos para alta de usuarios.
Entón agora o que temos que facer é encher esta folla de cálculo cos datos dos alumnos e alumnas que queremos dar de alta. Así que colleremos estes datos da folla de cálculo que preparamos anteriormente:
- Na columna username copiaremos os da colunma USUARIO na que tiñamos o nome e apelidos separados por punto e cos caracteres válidos segundo vimos antes. Para pegar estes datos na columna username, debemos utilizar a función de pegado especial (Menú Editar -> Pegado especial…) e pegar os valores pero non as fórmulas. Unha vez pegados os valores debemos darlle unha revisión por si quedou algún carácter non válido, e nese caso cambialo (podería ser por exemplo unha díerese).
- Na columna password seguiremos as indicacións dadas anteriormente.
- En firstname copiaremos os datos da columna NOME que contén o nome de pila.
- En lastname copiaremos os datos da columna APELIDOS. Como no caso do username non debemos pegar as fórmulas.
- En email introduciremos nonresponder@edu.xunta.es para todos os usuarios. Este sistema de alta de usuarios tamén se pode utilizar para usuarios que teñan un correo válido, caso no que o poñeríamos aquí.
- En city podemos poñer a localidade do noso centro e logo xa o cambiará cada usuario.
- Podemos gardar este ficheiro con formato de folla de cálculo se queremos, pero non é estrictamente necesario.
Figura: Folla cos datos de usuario preparados.
O que temos que facer a continuación e gardar esta folla cos datos dos usuarios preparados nun ficheiro de texto en formato CSV. Seguimos estes pasos:
- Situados nesta folla cos datos dos usuarios, imos a función Gardar como da aplicación.
- Na parte de tipo de ficheiro eleximos Texto CSV (.csv)
- Damos un nome ao ficheiro, algo que identifique que alumnado vai no ficheiro, por exemplo alta_usuarios_eso2a (se fose o alumnado do grupo A de 2º da ESO)
Figura: Gardamos como CSV
- Pinchamos en Gardar.
- A continuación temos unha pantalla para elixir as características do ficheiro CSV.
Figura: Características do ficheiro CSV
- Escribimos ; (punto e coma) como Delimitador de campo e borramos as comiñas que aparecen como Delimitador de texto. Pinchamos en Aceptar.
- Sae agora unha ventana que nos avisa de que con esta operación só se gardaron no ficheiro csv os datos da folla actual. Aceptamos. Debemos ter coidado por que agora na aplicación de folla de cálculo non temos aberto o ficheiro orixinal de datos senón o novo ficheiro CSV.
Figura: Datos gardados
- E así obtemos un ficheiro de texto cos datos e o formato requerido para dar de alta os usuarios.
Figura: Contido do ficheiro CSV
3. Carga do ficheiro de datos e configuración da carga
Neste capítulo veremos como subir o ficheiro de datos ao formulario de carga de usuarios, e faremos unha descrición dos parámetros de configuración deste formulario pero sen centrarnos nunha operación concrea a realizar cos datos do ficheiro. Nos capitulos seguintes veremos concretamente como crear usuarios e outras operacións.
- Imos a Administración do sitio >> Usuarios >> Contas: Cargar usuarios
- Ahí temos o seguinte formulario no que en primeiro lugar subimos o ficheiro CSV cos datos.
Figura: Subir o ficheiro cos datos
- Eliximos o delimitador CSV como ; (punto e coma)
- Eliximos a codificación de idioma. Deberá ser a mesma coa que gardamos antes o ficheiro CSV.
- Eleximos cantas filas do ficheiro queremos que Moodle previsualice antes de levar a cabo o procesamento do ficheiro. Isto é util para comprobar que os datos van ser interpretados como esperamos. Debemos fixarnos en que en cada columna estean os datos correspondentes e tamén que a codificación de caracteres sexa correcta. Se eleximos un número maior que o número de usuarios a cargar, poderemos comprobalos todos,
- Pinchamos no botón Cargar e obtemos o seguinte formulario coa previsualización dos usuarios:
Figura: Previsualización dos datos a cargar
- Revisada a previsualización dos datos, se detectamos erros cancelaremos o proceso pinchando no botón Candelar ao final do formulario.
- A continuación da previsualización, no mesmo formulario, temos unha serie de parámetros de configuración para o procesamento do ficheiro cos que imos determinar que se vai facer con estes datos:
Figura: Configuración da carga de usuarios
- Vexamos a continuacion para que é cada un destes parámetros:
- «Upoad type». É o tipo de operación que imos facer cos datos. Moodle utiliza o campo username como identificador dos usuarios para determinar si un usuario do ficheiro existe xa na aula virtual. Temos catro opcións:
- «Add new only, skip existing users». Unicamente engade aqueles usuarios que non existan xa.
- «Add all, append number to usernames if needed». Engade como novos usuarios todos os do ficheiro. Se xa existe na aula virtual un usuario co mesmo username que un do ficheiro, engadirá un número ao username do ficheiro para engadilo coma un usuario novo. Non é hbitual utilizar esta opción.
- «Add new and update existing users». Engade os usuarios que non existan xa (como a primeira opción), e ademáis actualiza os que xa existan. Esta actualización significa que para un nome de usuario poden cambiarse os datos persoais de nome e apelidos, correo, cidade e contrasinal.
- «Update existing users only». Unicamente actualiza os usuarios existentes.
- «New user password». Contrasinal para os novos usuarios. Temos dúas opcións:
- «Campo requerido no ficheiro». Utilizará a contrasinal que vaia no ficheiro de datos.
- «Crear un contrasinal se fora preciso». Se no ficheiro non hai contrasinal, xera unha aleatoria que será comunicada ao usuario por correo electrónico.
- «Existing users details». Como se actualizarán os usuarios existentes. Temos catro opcións:
- «No changes». No actualizará os usuarios existentes.
- «Override with file». Actualizará os usuarios existentes cos datos do ficheiro.
- «Override with file and defaults». Actualizará os usuarios existentes cos datos do ficheiro e cos valores por defecto selecionados na parte final deste formulario.
- «Fill in missing from file and defaults». (Rechea os datos que non estean nin no ficheiro nin nos valores por defecto na parte final do formulario?)
- «Existing users password». Que fai coa contrasinal dos usuarios existentes que se actualicen. Ou ben non se lle cambia a contrasinal, ou ben se lle pon a que ven no ficheiro.
- «Forzar o cambio de contrasinal». A que usuarios se forzará a cambiar a contrasinal a primeira vez que inicien sesión. Temos tres opcións:
- «Users having a weak password». Aqueles usuarios que no ficheiro de datos teñan unha contrasinal débil
- «Todos». Forzará o cambio para todos os usuarios. Esto sería equivalente a poñer changeme no campo password do ficheiro.
- «Ningún». Non forzará o cambio para ningún usuario, exceto se a contrasinal do ficheiro é changeme.
- «Permitir renomear». Con esta opción activada, se no ficheiro engadimos unha columna oldusername, o que fará será identificar os usuarios existentes polo campo oldusername e cambiarlle o nome polo especificado na columna username.
- «Allow deletes». Con esta opción activada, se no ficheiro engadimos unha columna deleted, eliminaranse os usuarios existentes que teñan un 1 nesta columna.
- «Allow suspending and activating acounts». Con esta opción activada, se no ficheiro engadimos unha columna suspended, suspenderanse as contas do usuarios que teñan un 1 nesa columna e activaranse os que teñan un 0.
- «Prevent email address duplicates». Se selecionamos que si, non dará de alta os usuarios se a súa conta de correo xa está utilizada por outro usurio. Se estamos dando de alta usuarios co correo nonresponder@edu.xunta.es, debemos desactivar esta opción.
- «Standardise usernames». Esta opción fai que os username cumplan os requisitos que vimos anteriormente. O que fai é: eliminar os espazos en branco; pasar a minúsculas; eliminar os caracteres non válidos. Convén traer este traballo feito xa previamente no ficheiro tal e como vimos antes porque se Moodle cambia algún nome, este quedará distinto do que temos no ficheiro.
- «Upoad type». É o tipo de operación que imos facer cos datos. Moodle utiliza o campo username como identificador dos usuarios para determinar si un usuario do ficheiro existe xa na aula virtual. Temos catro opcións:
- Na parte final do formulario poderemos selecionar unha serei de parámetros para o perfil dos usuarios. Normalmente no será necesario cambiar nada, pero vexamos algún dos parámetros:
- «Ver correo». Con esta opción do perfil determínase quen pode ver a dirección de correo electrónico do usuario. Se estamos utilizando a conta nonresponder@edu.xunta.es o lóxico sería selecionar a opción «Agochar o meu enderezo de correo a todos» xa que non ten utilidade que se vexa esta conta.
- «Subscrición automática nos foros».
- «Descrición». Poderiamos utilizar este campo para poñer o grupo ao que pertence o alumnado (p.e. ESO 2ºA)
4. Alta dos usuarios do ficheiro na aula virtual
Neste capítulo imos ver como configurar os parámetros do formulario de carga de usuarios para levar a cabo a alta dos usuarios do ficheiro. Elixiriamos as seguintes opcións:
- En configuración:
- Upload type = Add new only, skip existing users (Supoñemos que non existe ningún así que os dara todos de alta)
- New user password = Campo requerido no ficheiro (A contrasinal ven no ficheiro)
- Forzar o cambio de contrasinal = Ningún
- Prevent email address duplicates = Non (Permitiremos que se repitan os enderezos de correo electrónico)
- Standardise usernames = Non (Os nomes xa veñen normalizados no ficheiro de datos)
- En Default values, podemos poñer:
- Ver correo = Agochar o meu enderezo de correo a todos (Como utilizamos o enderezo nonresponder@edu.xunra.es non tes sentido que este sexa visible)
- Descrición = ESO 2ºA
- Pinchamos en Cargar usuarios
- Moodle procesa o ficheiro e amosa o resultado, donde podemos ver que fixo con cada usuario do ficheiro e un resumo do feito:
Figura: Resultado da carga de usuarios
- Pinchamos en Continuar e temos finalizada esta carga de usuarios.
5. Inscrición nun curso dos usuarios do ficheiro
O sistema de carga dun ficheiro de datos de usuario pódese utilizar para máis cousas que dar de alta os usuarios na aula virtual. Neste caso imos ver como inscribir nun curso aos usuarios do ficheiro, e non so aos estudantes senón tamén aos profesores/as.
Para facelo temos que engadir varias columnas ao ficheiro CSV ou a folla de cáculo na que temos os datos dos usuarios. Nunha soa carga podemos inscribir aos usuarios en varios cursos (neste exemplo imos velo para un so curso). Así para un curso engadiríamos a seguinte dupla (coruseN,typeN) ou terna (courseN,typeN,groupN) de columnas:
- course1: É o nome curto do curso no que se inscribirá o usuario.
- type1: Refírese ao papel co que se inscribe o usuario no curso. O valor 1 indica o papel por defecto do curso que normalmente será o de estudante; o valor 2 é para o papel de profesor editor; e o valor 3 indica o papel de profesor non editor.
- group1: Se dentro do curso hai grupos de alumnos podemos inscribilos directamente nun grupo mediante esta columna na que poñeremos o identificador do grupo. Esta columna é opcional.
Vemos na seguinte imaxe un exemplo de ficheiro para matricular a dous usuarios como alumnos no curso MAT-S2, un vai no grupo 2A e outro no grupo 2B.
Figura: Ficheiro de datos para a inscrición de usuarios nun curso
Así, segúndo o ficheiro da imaxe, inscribimos aos dous usuarios no curso de nome curto MAT-S2 (course1=MAT-S2) – aquí vemos a importancia de que non se repitan os nomes curtos dos cursos; que os inscribimos como estudantes (type1=1); e ademáis metemos ao primeiro no grupo 2A e ao segundo no grupo 2B – estes grupos deben existir no curso MAT-S2.
Se quixéramos facer a matriculación nun segundo curso na mesma carga do ficheiro, engadiríamos outra dupla/terna (course2, type2, group2) cos datos correspondentes á inscrición no segundo curso.
Á hora de cargar este ficheiro de datos utilizaríamos os seguintes valores para no formulario de carga:
En Configuración:
- Upload type. Aquí depende de si os usuarios están xa dados de alta ou non:
- Se non existe aínda ningún, podemos utilizar Upload tpe = Add new only, skip existing users
- Se todos os usuarios xa foron dados de alta previamente utilizaremos Upload type = Update existing users only ou Upload type = Add new and update existing users
- Se soamente parte dos usuarios están dados de alta utilizaremos Upload type = Add new and update existing users
- New user password = Campo requerido no ficheiro (A contrasinal ven no ficheiro)
- Existing users details = No change (Non queremos cambiar os datos dos usuarios existentes, senón só matriculalos. Esto non modificará a contrasinal dos usuarios existentes)
- Forzar o cambio de contrasinal = Ningún (Só se forzará para aqueles usuarios novos nos que poñamos a columna password=changeme)
- Prevent email address duplicates = Non (Permitiremos que se repitan os enderezos de correo electrónico)
- Standardise usernames = Non (Os nomes xa veñen normalizados no ficheiro de datos)
Ademais, na sección de Papeis do formulario, deixaremos os valores por defecto que vemos nesta imaxe:
Figura: Correspondencia entre códigos e papeis para a inscrición dos usuarios.
Unha vez configurado o formulario pinchamos no botón Cargar usuarios, e logo comprobamos o resultado.
Figura: Resultado da carga do ficheiro para a inscrición no curso
Na imaxe anterior vemos como ambos usuarios foron inscritos no curso MAT-S2 como estudantes, un no grupo 2A e outro no grupo 2B.
6. Outras operacións masivas cun ficheiro de usuarios
Podemos utilizar este sistema de carga dun ficheiro con datos de usuarios para realizar máis operacións sobre os mesmos.
Asignar usuarios aos círculos
Podemos utilizar a carga do ficheiro para asignar os usuarios aos círculos.
Deberemos engadir ao ficheiro de datos varias columnas cohortN se queremos engadir cada usuario a varios círculos. Na maioría dos casos cada usuario estaría nun só círculo que sería o do seu grupo-aula, pero tamén pode ser que estean en varios círculos por exemplo para reproducir subgrupos ou grupos-materia.
Así, se no ficheiro de datos de usuarios engadimos a columna cohort1 e nela poñemos para cada usuario o identificador do círculo (campo ID) no que o queremos meter, Moodle fará esta asignación cando carguemos ese ficheiro para dar de alta aos usuarios ou cando o carguemos para actualizalos. Se os usuarios xa existen sería suficiente un ficheiro co par de columnas: username, cohort1. Na seguinte imaxe vemos un exemplo. Se un usuario está nun círculo, e mediante a carga dun ficheiro de datos o asignamos a outro círculo, o usuario quedará asignado a ambos círculos.
Figura1: Datos para asignar usuarios a círculos.
Ademais, na configuración do formulario de carga debemos seleccionar:
- Upload type = Update existing users only (se os usuarios xa existen)
Suspender ou activar contas de usuario
Podemos utilizar a carga do ficheiro de datos para suspender as contas dos usuarios que non queremos que temporalmente volvan a iniciar sesión ou para activar de novo as contas de usuarios que estiveran suspendidas. Os usuarios suspendidos non poderán iniciar sesión pero non se perde ningunha da súa información na aula virtual. A súa conta pode ser activada de novo.
Para realizar esta operación engadiriamos ao ficheiro de datos unha columna de título suspended na que poñeriamos o valor 1 para aqueles usuarios que queiramos suspender e o valor 0 para aqueles que queiramos activar.
Ademais, na configuración do formulario de carga debemos seleccionar:
- Upload type = Update existing users only
- Allow suspending and activating of accounts = Si
Dar usuarios de baixa da aula virtual
Engadiriamos ao ficheiro de datos unha columna deleted na que poñeriamos o valor 1 para os usuarios que queiramos eliminar. Os usuarios cun valor 0 para esta columna non serán eliminados. Non debemos deixar en branco esta columna.
Ademais, na configuración do formulario de carga debemos seleccionar:
- Upload type = Update existing users only
- Allow deletes = Si
Cambiar o nome de usuario
Non nos referimos neste caso ao nome de pila e apelidos senón ao nome para o inicio de sesión.
No ficheiro de datos deberá ter as columnas username e oldusername. Na primeira poñeriamos o novo nome que queremos dar ao usuario e na segunda o nome que ten actualmente.
Ademáis, na configuración do formulario de carga deberemos seleccionar:
- Upload type = Update existing users only
- Permitir renomear = Si
Desinscribir usuarios dun curso
Para eliminar a inscrición dos usurios nun ou en varios cursos, deberemos engadir ao ficheiro de datos a terna: (courseN, typeN, enrolstatusN) para cada un dos cursos. Na columna courseN poñeremos o nome curto do curso (igual que faciamos para a inscrición), na columna typeN o rol para o que queremos eliminar a inscrición (1 – Studante ; 2 – Profesor editor; 3 – Profesor non editor), e na columna enrolstatusN poñeremos o valor 1 (se poñemos o valor 0 ou a deixamos en blanco, non ser eliminará a inscrición do usuario nese curso). Esta lóxica de que enrolsatusN = 1 produza a eliminación da inscrición parece contradictoria, pero hai que ter en conta que esta columna so se usa para eliminar a inscrición, non para engadila. O motivo de que teñamos que incluir a columna typeN nesta terna é que un mesmo usuario pode xogar varios papeis no mesmo curso, e aquí trárase de eliminar a inscrición para un papel concreto.
Ademáis, na configuración do formulario de carga deberemos seleccionar:
- Upload type = Update existing users only